【書評】文書管理の基礎知識

【書名】文書管理の基礎知識
【サブタイトル】仕事を円滑に進めるための基本スキル
【著者】ブレインワークス
【出版】カナリア書房
【発行】2009.04.09

 文書管理の基礎について書かれた本。
 すごく薄い本なので、あまり詳しいことが書かれているわけではないが、新人の教育や、あまりガバナンスの高くない会社で、管理ルールを決める時には、ある程度、全体が見渡せるので便利かも。

 文書管理とは「文書を適切に作成し、活用し、管理する」ことであると定義できる。
 文書管理のメリットとしては、

  • 情報共有
  • ノウハウの蓄積・活用
  • 業務効率の向上
  • 仕事の見える化
  • 組織活動の円滑化

などが考えられる。

 本書では、さまざまな事例をあげて、文書管理で気をつけなければならないところについて記載されていて、整理整頓の重要性やファイリング、文書作成ルールの徹底などについて述べられている。
 同じ出版社、著者から出ている本にも書かれていたが、メリットの一つである情報共有は

  1. 収集
  2. 共有
  3. 醸成
  4. 活用

の4段階から成っている。特に「醸成」を通じて、情報の質を向上させることができるということは心に留めておく必要があると思う。

マインドマップ

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